PRÉAMBULE

Le collectif respecte les principes de fonctionnement d’une AMAP tels qu’ils sont édictés dans la Charte des AMAP, document de référence établi par Alliance Provence (Marc Alphandery) et déposé avec le sigle du concept des AMAP au journal officiel du 4/08/2003 n ° 03032390886 ENGAGEMENT DES MEMBRES.

ENGAGEMENT

Les Membres

Par leur adhésion à l’association et en qualité d’administrateur de celle-ci les membres s’engagent à :

• Respecter le contrat d’engagement auprès du producteur en payant à l’avance, par session , la distribution périodique de ses produits ;
• Participation à l’organisation des distributions de manière régulière ;
• Participation aux sorties à la ferme (2 fois par an dans la mesure du possible) ;
• Aide mensuelle le deuxième lundi de chaque mois : un groupe de volontaires se rend à la ferme pour aider aux différents travaux (au moins une fois dans l’année) ;
• Trouver un remplaçant, pour les éventuelles périodes de vacances, ou si, pour des raisons exceptionnelles, ils devaient se désister de leur engagement ;
• Participation aux différentes manifestations de l’AMAP (forum des associations, fête de quartier, etc.).
• Accepter et respecter le règlement intérieur ( ou charte de l’association), les cahiers des charges
• Défendre et promouvoir les intérêts et l’image de marque de l’association par ses actions au quotidien, faisant vivre et partager l’objet et les valeurs de l’association.

Le Bureau

Il désigne en son sein des responsables qui participent activement au bon fonctionnement du système ou regroupe les responsables des différentes tâches ou missions Ses principales missions sont :

• Le suivi du fonctionnement démocratique
• La coordination entre groupe et producteur(s) AMAP IDF et le responsable de l’antenne locale
• La gestion de la distribution
• L’animation, l’information, l’informatique, la promotion et le développement de l’association
• La gestion comptable et financière

DESCRIPTIF DES RÔLES :

1 – Suivi du fonctionnement démocratique

Définition des éventuelles commissions et de leur participation au C.A. :

• Fixation du nombre de réunions statutaires,
• des dates de réunions,
• des modalités de convocation,
• des modalités de vote : quorum, majorité…
• de la forme des comptes-rendus,
• du montant de la cotisation

Définition des conditions d’activité :

• Responsabilités de l’association
• Assurance pour toute activité de distribution et hors distribution

Définition des cas de radiation :

• Motif grave : envers l’association et ses adhérents (attitudes ou paroles, avantages personnels, attaques extérieures, non-conformitéé aux statuts…)

Cotisations :

• année prise en compte lors des A.G. : en cours ou précédente, obligation de l’adhésion au Panier Blomet.

Condition de démission :

• Elle ne peut être refusée quel que soit le motif invoqué
• Cas où la démission sera d’office : déménagement.

2 – La coordination, comprend 2 pôles distincts :

2.1/ Les activités de l’association, en lien avec la ferme

• Représentation du groupe.
• Organisation des réunions avec le producteur avant chaque nouvelle saison pour le planning de production, le prix moyen du panier et le nombre d’adhérents.
• Distribution et collecte des documents d’évaluation de la saison
• Gestion de l’information et de la communication entre la ferme et le groupe
• Établissement des contrats d’engagements avec le producteur.

2.2/ Les activités de l’Association

en lien avec AMAP IDF et le responsable de l’Antenne locale qui font la promotion du système et aident le Panier Blomet à constituer et à développer son groupe

• Gestion des listes d’attente à répercuter afin d’identifier l’importance des demandes et de se mobiliser si besoin vers la création de nouveaux groupes.
• Communication des informations nécessaires aux études menées au plan régional, à la réalisation du bulletin
• Participation souhaitée à l’une des commissions mises en place par AMP IDF

3 – La gestion de la distribution :

Le responsable s’assure lors de la distribution qu’un adhérent soit de permanence, à tour de rôle, pour effectuer les tâches suivantes :

• Aider à la mise en place des produits et participer au rangement.
• Lister et afficher la composition du panier.
• S’assurer de l’émargement
• Distribuer tout document (lettre, brèves ou autres infos du Panier Blomet ou du réseau )
• Régler les problèmes liés à la récupération des paniers (retards, absences, divers…)
• Informer les responsables de l’association : bilans, propositions, difficultés
• S’assurer de la remise en état des locaux partenaires

4 – L’information et l’animation, la promotion et le développement de l’association

4-1 l’information de tous les adhérents par tous les moyens techniques (courrier, fax, téléphone)

• Gestion de la « lettre » : s’assurer de la conformité aux statuts et de la responsabilité effective de la rédaction, de l’édition et de la distribution
• Y adjoindre toute information sur la vie de l’association (Panier Blomet et AMAP IDF)
• Communication de documents intéressants sur l’objet de l’association
• Informations sur des réunions, colloques, ateliers, fêtes… de partenaires

4-2 L’animation

• propositions d’activités hors la distribution : convivialité, formations, ateliers de jardinage, visites de fermes…
• relations avec les AMAP du secteur au sein de l’antenne locale

4-3 La promotion et le développement de l’association Panier Blomet

• mise en place de rencontres entre des personnes intéressées et des personnes référentes localement
• communication des listes au(x) responsable(s) de la coordination
• participation à des activités de partenaires ou d’associations et structures de l’économie sociale.

5 – La Gestion comptable et financière

Elle est assurée par le trésorier qui a pour mission les tâches suivantes :

• Collecter les chèques d’adhésion de chaque membre pour versement sur un compte au nom du Panier Blomet
• Récupérer l’adhésion de chaque membre : une partie étant destinée à l’AMAP IDF l’autre à Panier Blomet
• Collecter les chèques individuels d’abonnement au panier des consommateurs, établis au nom du fermier
• Les remettre au fermier selon les modalités établies.
• Gérer la trésorerie de l’association : cahier de comptabilité (recettes et dépenses), compte de résultats et budget prévisionnel
• Rendre compte aux différentes instances de l’ AMAP de l’état des finances
• Émettre un avis sur des activités éventuelles, ayant des répercutions financières.

Paris, le 25/11/2009